辞职管理中的“三大纪律,八项注意”

辞职管理中的“三大纪律,八项注意”

案例:

某国全高管李白向董事长书面提交“辞职申请”,表示“因个人原因,辞去现职务”。董事长大笔一挥,签署道“同意!暂由李四总裁接替工作”。李四总裁接到董事长转来的“批示”,虽不情愿,但也是大笔一挥,签署道“按董事长指示办理,由HR按规定办理相关手续”。HR经理不敢急慢,着手协调李白和李四的工作交接。交接完毕,李白出国旅游去了,HR经理头脑一热,就办理了李白的退工手续,退工通知和离职证明EMS送达李白家里。李白国外旅游回来,打开公司发来的EMS傻眼了,第二天进公司发现门禁卡已经失灵,办公室门已经换锁,再一追问,发现自己已经被辞退了!于是,李白提起劳动争议仲裁,诉求恢复劳动关系……

日常工作中HR接触到的所谓“辞职”,其实并不是《劳动法》《劳动合同法》中的规范法律术语,如果对应起来,应为“劳动者单方提出解除劳动合同”的情形。

处理员工单方解除劳动合同,是HR的常规工作之一。但在劳动关系管理实操中,劳动者单方提出解除劳动合同的处理,对用人单位来说绝不是一件简单的事情,稍有不慎就极有可能落下“支付补偿金”甚至“支付赔偿金”的不利后果。

一个头脑冷静的HR,在处理员工辞职的时候,应遵循“三大纪律,八项注意”的实操规范,以体现专业度和规避不必要的风险隐患。

三大纪律,不可逾越的底线

●遵守时间规定

如果把劳动者单方解除劳动合同的情形进行细化分类,大体可以分为两类,即HR平时所说的劳动者主动提出的辞职和被动辞退。

就劳动者主动辞职来讲,按照《劳动合同法》的相关规定,劳动者应提前30天通知用人单位(试用期内提前3天)。如何确定辞职报告的生效时间以及劳动者的离职时间,是一些HR新手常常忽略的细节。一份辞职报告,大体包含三个时间概念,即辞职报告的落款时间(书写时间)、员工提交报告的时间、用人单位接到报告的时间(生效时间)。

为了维护己方的合法权益,用人单位的规章制度应就劳动者辞职管理进行相关程序规定,一旦劳动者发生递交辞职报告的情形,HR应首先审核生效时间,然后根据工作交接等需要,做好劳动者离职前的其他相关实操工作管理。

●按照制度办事

在劳动关系管理实操中,常常会发生

“劳动者辞职,打声招呼转身就走”甚至“连个招呼都不打,凭空消失”的情形,给用人单位正常的劳动力使用与管理带来不便。

规范运作的用人单位,应建立健全人力资源管理规章制度体系,并就员工离职管理制定专项制度和操作规程,必要的情况下,应把这两种不按常理出牌的辞职情形与“违反规章制度,构成严重违纪”挂钩。

●依法出具离职证明

员工辞职离开公司的最后一道关口,就是出具“离职证明”(正式名称为“解除或终止劳动合同证明”)。实操中,不乏任性的HR因为劳动者任性在先,就“肚子里憋着一股火,拒不出具离职证明,想刁难一下辞职者”。殊不知,这种行为,并不能遏制劳动者的任性,相反却极有可能给用人单位带来违反法律规定、承担不利结果的被动后果。在管理实践中,不乏因为HR没有及时开具离职证明,导致离职员工无法入职新单位,于是反过来提起仲裁,诉求上万元经济损失的案例发生。

八项注意,操作中的高压线

●注意辞职文体格式

常有HR提起辞职申请、辞职请示的说法,员工辞职,从文体格式角度来讲,这种说法都是欠妥的。劳动者单方提出解除劳动合同,不存在申请、请示之说。如果真要套用文体格式,应该是报告,即达到“告诉单位一声”的目的,表达自己单方解除劳动合同的主张而已。

就申请和请示来讲,用人单位接到劳动者的书面申请或报告后,有权作出“同意”或“不同意”的批示。但是,即便用人单位作出了“不同意”的批示,就能留住劳动者了吗?显然不是很现实。

●注意报告载体形式

根据对《劳动合同法》相关内容的理解,劳动者提交的辞职报告应以书面形式为载体。在实践中,电子邮件可视作书面形式,但手机短信记录、微信聊天记录、QQ聊天记录以及员工口头表达,均不视为可采信证据。因此建议HR,在实操劳动者辞职的管理活动中,要把握好书面证据的采集,避免给自己和用人单位带来不必要的麻烦。

●注意生效时间的确定

前文讲过,一份辞职报告大体包含三个时间概念。一般情况下,辞职报告的落款时间(书写时间)、员工提交报告的时间、单位接到报告的时间,可能无法确定一致。因此应该从哪个时间起始计算30天(或3天)倒还真需要一些技巧。实操中,以劳动者将书面辞职报告递交用人单位之日为起算日期。当然了,那些在法定节假日期间、在工作日下班前递交报告的,只能归为奇葩另行探讨。

●注意审核辞职理由

HR接到员工的书面辞职报告后,应仔细审核一下“辞职理由”,友情提示的是要审核员工的辞职理由是主动辞职还是被动辞职。被动辞职的后果,你懂的。

有时候,如果HR发现劳动者的辞职理由为“因为身体原因”“因为薪资待遇问题”“因为无法适应加班”等,真心希望HR能够与劳动者当面认真沟通和了解一下这些事由背后究竟发生了什么。

●注意离职时间的确定

有些骑驴找马的劳动者因为新东家入职时间催得紧,极有可能在报告中提出比规定时间短的离职日期。针对这种现象,常常有HR或者老板心里不舒服,咬住30天不放,实在没有必要。

如果劳动者表达了尽快办理手续、尽快离开公司的意愿,一方面用人单位HR有权根据工作交接、离职手续办理等因素“宣布这个日期无效”,或者与劳动者进行沟通来确定一个双方都能接受的时间节点;另一方面,也真心建议“除非岗位比较特殊,否则HR真没必要纠结30天的概念”。

造成这种现象的最主要原因,就是各项规章制度缺乏有效的操作规程做支撑。在关于劳动者离职管理的制度建设工作上,HR应就员工离职实操编制一份操作规程,按照规定的程序逐项办理手续,把控好每个环节的证据采集。而在离职手续的办理节奏上,真心建议HR速战速决——第一时间办理好内部流批手续,从签字程序上先成就辞职事实,实在不必磨磨蹭蹭拖延时间。·注意离职结算约定。

按法律规定,员工离职时单位应结清相关费用。但有些单位由于受到签字审批程序等因素影响,无法在员工离职当日办妥费用发放手续,此时应与员工进行沟通达成一致,在结算单上注明发放时间,否则极有可能导致离职劳动者认为用人单位拖欠工资,从而产生新的不必要的争议。

●注意离职面谈技巧

从布控离职后的劳动争议风险、优化对在职人员管理措施等角度出发,HR有必要与辞职员工进行离职面谈。但此时的面谈,双方应以平等的身份,面谈的主要目的是摸清原因,防范风险。

就案例中这个高管李白“是辞职,不是辞退”的闹剧来讲,笔者以为是HR在实操上存在瑕疵,显得有些不够专业。按照“辞职申请”的提法,李白的真实意愿是表达“劳动者单方提出的岗位调整诉求”,而绝不是表达“劳动者单方解除劳动合同”的意愿。对于前者来讲,单位(董事长、总裁)有权不批准,那么李白就只得乖乖地在原岗位上继续努力工作;而对于后者,单位(董事长、总裁)原则上最多是与李白进行沟通、恳切挽留,而如果李白被打动了,就收回辞职报告,如果李白意向坚决,HR也就只好着手办理离职手续。?

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